Section 2

L'organisation Les Clubs Kin du Canada/Kinsmen & Kinette Clubs of Canada est ci-après désignée sous le nom de «l'Association».

Section 1

L'objet de l'Association est d'encourager et de faire rayonner l'esprit de camaraderie parmi ses membres en vue de :

(1) leur permettre de se perfectionner personnellement dans l'esprit de Kin;

(2) élargir le champ de leurs connaissances et leur enseigner l'éthique et les meilleures méthodes

commerciales et professionnelles;

(3) stimuler l'intérêt de chacun d'eux pour le bien-être de sa communauté;

(4) faire respecter l'autorité constitutionnelle;

(5) faire rayonner et stimuler un esprit de coopération, de tolérance, de compréhension et d'égalité parmi toutes les nations et tous les peuples et, à cette fin, d'établir un même idéeal dans tout le Canada; et

(6) de travailler à des oeuvres de bienfaisance au sein de leur communauté.

ARTICLE 3 - POUVOIRS

L'Association a le pouvoir de :

(1) régir, gérer, diriger et contrôler les affaires, les biens et les fonds de l'Association;

(2) former, diriger et contrôler les clubs, les groupes auxiliaires, les districts et leurs divisions.

ARTICLE 4 - ADHÉSION À L'ASSOCIATION

Section 1

Les membres de l'Association comprennent les clubs, tels que décrits à la section 1 de l'article 5, les districts de l'Association, et les groupes auxiliaires et autres groupes des clubs, et leurs divisions, formés ou institués par charte, et dont la formation ou la charte n'a pas été révoquée par l'Association.

ARTICLE 5 - CLUBS

Section 1

Les clubs de l'Association et les membres qui en font partie sont les suivants :

(1) un Club Kinsmen est formé de Kinsmen;

(2) un Club Kinette est formé de Kinettes;

(3) un Club Kin ou Club Kinsmen & Kinette est formé de Kinsmen et de Kinettes réunis conjointement.

Section 2

Une charte est octroyée à un club éventuel qui satisfait aux exigences et obligations prescrites par les présents Statuts et Règlements nationaux de l’Association (ci-après désignés «Règlements nationaux»). REMARQUE : Les formules de demande d'octroi de charte font partie des trousses de formation de clubs à charte disponibles au bureau du directeur général.

Section 3

Une fois l'octroi de sa charte obtenu, un club est ipso facto considéré comme un membre de l'Association et est lié et régi de la manière prescrite par les présents Statuts et Règlements nationaux.

Section 4

Un club ne peut obtenir de charte s'il n'est pas situé au Canada.

Section 5

Un club qui néglige de se conformer aux dispositions des présents Statuts et Règlements nationaux ou dont la conduite et les activités sont préjudiciables aux meilleurs intérêts de l'Association peut voir sa charte suspendue ou révoquée par le Conseil d'administration, tel que le stipulent les Règlements nationaux.

Section 6

L'appartenance à un club, les classes de membres, les titres d'éligibilité, les conditions d'admission et les droits et privilèges des membres sont ceux que stipulent les Règlements nationaux.

Section 7

Tout club est régi par les règlements stipulés à la partie I des Règlments nationaux, à la partie II, par les dispositions du Manuel des Politiques et Procédures et par toutes les autres règles internes qu'il peut, de temps à autre, adopter, à condition que ces règles internes ne soient pas incompatibles avec les Statuts et Règlements nationaux en vigueur.

Section 8

Chaque club se conforme aux règlements du district dont il est membre

ARTICLE 6 - DISTRICTS

Section 1

Afin de faciliter l'administration de l'Association, le territoire de l'Association est divisé en districts dont les limites sont celles qui sont décrites dans les Règlements nationaux.

Section 2

Chaque club situé à l'intérieur des limites d'un district est membre de ce district.

Section 3

Chaque district adopte des règlements qui ne sont pas incompatibles avec les présents Statuts, Règlements nationaux et Politiques et Procédures nationales.

ARTICLE 7 - CLUBS K-40 ET CLUBS K-ETTES

Section 1

Après avoir obtenu l'autorisation du district dans lequel il est situé ainsi que celle du Comité exécutif national, tout club peut former un club K-40 ou un club K-ette, selon le cas. L'autorisation doit être donnée sur la formule officielle d'autorisation de formation d'un groupe auxiliaire, disponible auprès du directeur général.

Les conditions d'admission, les obligations qui en découlent et les droits et privilèges des membres K-40 et des membres K-ettes sont ceux que stipulent les Règlements nationaux.

Section 3

Tout club K-40 ou tout club K-ette est régi par les règlements stipulés dans les Règlements nationaux et par toutes les autres règles internes qu'il peut, de temps à autre, adopter, à condition que ces règles internes ne soient pas incompatibles avec les Statuts et Règlements nationaux.

ARTICLE 8 - ADMINISTRATION

Section 1

L'Association, les districts, les clubs, les clubs K-40 et les clubs K-ettes sont administrés par les officiers, les directeurs et les comités désignés dans les Règlements nationaux et dans les Politiques et Procédures de l’Association.

ARTICLE 9 - EMBLÈME ET USAGE DU NOM

Section 1

L'emblème ou écusson de l'Association est formé d'un sautoir et d'une macle entrelacés, entourés de dix feuilles d'érable, et sous lesquels un listeau porte le mot «Kinsmen» et au dessous de celui-ci, un listeau porte le mot «Kinette». En travers de la macle ou du carré, se superpose le mot «Kin».

Section 2

L'emblème ou écusson de l'Association doit, en tout temps, avoir été déposé au Bureau du Secrétaire d'État du Canada.

Section 3

L'emblème ou écusson et le logotype officiel sont reconnus comme appartenant exclusivement et en toute propriété à l'Association, sous le contrôle intégral du Conseil d'administration national. Seuls le siège national de l'Association et la division des ventes Kin sont habilités à reproduire et procurer toutes les reproductions de l'emblème ou écusson. Sur autorisation du Conseil d'administration national, cedit emblème ou écusson peut également être reproduit ailleurs à l'usage des districts de l'Association, des clubs et de leurs auxiliaires. L'usage commercial de cet emblème ou écusson et tout autre usage non autorisé par le Conseil d'administration national, est interdit, ainsi que toute modification de sa forme telle que déposée.

Section 4

Les mots : Kinsman, Kinsmen, Kin, K-40, Kinette, Kinettes, K-ette et Kin-20, ne doivent servir à aucune autre fin que celle qu'autorise le Conseil d'administration national.

ARTICLE 10 - COULEURS, DRAPEAU ET DEVISE KIN

Section 1

Les couleurs officielles de l'Association sont le rouge et le blanc.

Section 2

Le drapeau Kin a un fond blanc imprimé en rouge et sa longueur a deux fois sa largeur. La façon dont il est imprimé est la suivante :

(1) une bande rouge d'une largeur égale à 25 % de la longueur du drapeau et d'une longueur égale à

100 % de la largeur du drapeau est située à chaque extrémité du drapeau;

(2) l'écusson de l'Association décrit a la section 1 du présent article 9 est imprimé en rouge centré entre les deux bandes. L'écusson occupe 25 % de la surface du drapeau.

Section 3

La devise de l'Association et de ses membres est : «Subvenir au plus grand besoin de la communauté».

ARTICLE 11 - RÈGLEMENTS, POLITIQUES ET PROCÉDURES

Des règlements régissant l'administration de l'Association et compatibles avec les présents Statuts sont adoptés et peuvent être amendés de temps à autre, de la façon prévue ci-après.

Section 2

Des politiques et procédures régissant l'administration de l'Association et compatibles avec les présents Statuts sont adoptées et peuvent être amendées de temps à autre, de la façon prévue ci-après.

ARTICLE 12 - AMENDEMENTS AUX STATUTS, AUX RÈGLEMENTS NATIONAUX

Section 1

Ces Statuts ne peuvent être amendés que lors d'un congrès de l'Association, par une résolution dûment soumise au congrès et adoptée par une majorité des deux tiers de toutes les voix des délégués accrédités et des délégués indépendants accrédités auprès de ce congrès.

Section 2

Une majorité des membres représentés soit en personne soit par procuration constitue un quorum pour le traitement de toute question sauf en cas de dispositions contraires des Statuts, Règlements nationaux, Politiques et Procédures nationales ou règlements de district, de zone ou de club.

Section 3

Les Règlements nationaux peuvent être amendés de la façon suivante :

(1) Lors d'un congrès de l'Association, par une résolution dûment soumise au congrès et adoptée par :

(a) une majorité des deux tiers de toutes les voix des délégués accrédités et des délégués

indépendants accrédités auprès de ce congrès, si cette résolution touche les conditions

d'admission des membres actifs d'un club;

(b) une majorité simple de toutes les voix ci-haut mentionnées exprimées dans le cas de toutes les autres résolutions.

(2) Lors d'une réunion du Conseil d'administration national, par une résolution adoptée par les deux tiers des voix de tous les membres du Conseil d'administration national, à condition que :

(a) rien dans les présentes n’accorde au Conseil d'administration national le pouvoir d'amender les Règlements de manière à changer les conditions d'admission des membres actifs d'un club;

(b) rien dans les présentes n’accorde au Conseil d'administration national le pouvoir de changer les limites d'un district sans; en avoir avisé chacun des clubs touchés par le changement de limites proposé trente jours au préalable; avoir consulté les districts et obtenu leur approbation; s’être assuré que le changement de limites n’entraînera aucun coût additionnel imputable aux

districts.

Section 4

Les Politiques et Procédures de l’Association peuvent être amendées lors d’une réunion du Conseil d’administration par une résolution adoptée par un vote des deux tiers de l’effectif complet du Conseil d’administration.

Section 5

Sous réserve de la section 7 des présentes, on considère qu’une résolution visant à amender les présents Statuts a été dûment soumise au congrès en vertu des dispositions de la présente section 1 si :

(1) en substance, la résolution telle qu’elle est proposée et sa soumission au congrès ont été dûment approuvées lors d’une réunion d’un club, ou du Conseil d’administration national, ou lors d’un congrès de district ou par le comité de la vice-présidence nationale;

(2) une copie de la résolution telle que proposée a été expédiée au directeur général au plus tard le

21 janvier de l’année au cours de laquelle aura lieu le congrès lors duquel ladite résolution sera discutée;

(3) un avis citant le texte de la résolution proposée et indiquant l’intention de la soumettre au prochain congrès de l’Association est expédié par le directeur général à tous les présidents et présidentes de l’Association au moins six mois avant la date du congrès que l’on entend saisir de la résolution.

Section 6

Sous réserve de la section 7 des présentes, on considère qu’une résolution visant à amender les présents Règlements a été dûment soumise au congrès en vertu des dispositions de la présente section 3 si :

(1) en substance, la résolution telle qu’elle est proposée et sa soumission au congrès ont été dûment approuvées lors d’une réunion d’un club, ou du Conseil d’administration national, ou lors d’un congrès de district ou par le comité de la vice-présidence nationale;

(2) une copie de la résolution telle que proposée a été expédiée au directeur général au plus tard soixante jours avant la tenue du congrès de l’Association. Nonobstant cette restriction, toute résolution adoptée lors d’un congrès de district est considérée conforme aux dispositions du présent article à condition que le secrétariat du district avise par écrit le directeur général de cette résolution dans les dix jours suivant la clôture de ce congrès de district;

(3) un avis citant le texte de la résolution proposée et indiquant l’intention de la soumettre au prochain congrès est expédié par le directeur général à tous les présidents et présidentes de l’Association au moins trente jours avant la tenue du congrès.

Section 7

On considère qu'une résolution qui entend amender les buts et l'objet de l'Association ou les conditions des membres actifs ou privilégiés d'un club a été dûment soumise au congrès conformément aux dispositions des présentes sections 1 et 3 si :

(1) en substance, la résolution telle qu'elle est proposée et sa soumission au congrès ont été dûment approuvées par une majorité des congrès de district tenus durant l'année civile précédant le congrès de l'Association au cours duquel on entend la soumettre; et

(2) une preuve sous forme d'attestation signée par le governorat et par le secrétariat de chacun des districts dont le congrès a approuvé une telle résolution est expédiée au directeur général dans les trente jours

suivant l'adoption de cette résolution par le congrès; et

(3) un avis citant le texte de la résolution proposée et révélant l'intention de la soumettre au prochain

congrès national est expédié à tous les présidents et présidentes de club de l'Association au moins six mois avant la date du congrès au cours duquel on entend soumettre la résolution.

Section 8

L’Association peut mettre en oeuvre un processus de vote référendaire à condition que :

(1) Nonobstant les présentes sections 1, 2 et 7, lorsque, de l’avis du Conseil d’administration national en accord avec soixante-quinze pour cent des gouvernorats, ou si une simple majorité des délégués accrédités présents à l’assemblée d’un congrès national en décide ainsi, une résolution visant à amender les Statuts, y compris l’objet et les buts, une résolution visant à amender les Règlements, y compris les privilèges des membres, ou une question relative à l’orientation future de l’Association, a une importance et une portée telles qu’il y ait lieu de la soumettre à un vote référendaire, alors, on soumet la ou les résolutions à un vote référendaire, soit en vertu du pouvoir discrétionnaire du Conseil d’administration, soit par suite de l’adoption d’une résolution à cet effet par une simple majorité des délégués accrédités au congrès

national.

(2) Ledit vote référendaire :

(a) consiste en un scrutin secret tenu auprès de tous les membres actifs et à vie actifs de l’Association inscrits au siège national au 30 septembre suivant immédiatement la décision de tenir le vote référendaire;

(b) suit la procédure référendaire stipulée par le Conseil d’administration national; et

(c) est décidé par un vote en faveur des deux-tiers des voix exprimées pour ce qui concerne les questions d’ordre constitutionnel et par une simple majorité pour ce qui concerne les questions relatives aux règlements ou à l’orientation future de l’Association.

(3) Chaque résolution soumise à un référendum doit préciser la date à laquelle la résolution doit prendre effet.

(4) Le résultat d’un tel vote référendaire, sauf en cas d’indications contraires de la résolution même, est annoncé, diffusé ou publié à l’Association aussi rapidement que le permet le processus de scrutin et il a un caractère obligatoire.

Section 9

À moins de disposition contraire spécifique de la résolution elle-même, les amendements aux Statuts et Règlements nationaux adoptés au cours d'un congrès national entrent en vigueur dès l'ouverture de la réunion du Conseil entrant suivant immédiatement le congrès au cours duquel ces amendements ont été adoptés.

Les amendements aux Règlements nationaux et aux Politiques et Procédures nationales adoptés lors d'une réunion du Conseil d'administration national de l'Association conformément aux présentes sections 2 et 3 entrent en vigueur immédiatement après la fin de la réunion au cours de laquelle ces amendements sont approuvés.

ARTICLE 13 - PROCÉDURE

Section 1

Pour tout ce qui a trait aux règles de procédure, l'Association suit la procédure énoncée dans le texte des Règlements nationaux et des Politiques et Procédures nationales

ARTICLE 14 - INTERPRÉTATION

Section 1

Toute décision du Conseil d'administration national sur la structure et l'interprétation des présents Statuts et Règlements nationaux et si dans un cas particulier les dispositions de ces Statuts et Règlements nationaux ont été observées, est finale et sans appel, à moins qu'une telle décision ne soit renversée lors d'un congrès de l'Association tenu à une date ultérieure

ARTICLE 15 - FONDATEUR ET BERCEAU DE L'ASSOCIATION

Harold A. Rogers, O.E.B., O.C., (1899-1994) est reconnu comme «Fondateur».

Section 2

Hamilton (Ontario) est le berceau officiel de l'Association

ARTICLE 16 - LANGUES OFFICIELLES

Les langues officielles de l'Association sont les langues officielles du Canada

ARTICLE 17 - SIÈGE NATIONAL

Section 1

Le siège national de l’Association est situé dans la ville de Cambridge dans la province de l’Ontario.

RÈGLEMENTS

PARTIE I - RÈGLEMENTS NATIONAUX

ARTICLE 1 - CONSEIL D’ADMINISTRATION

Section 1 - Mandat

Le Conseil d’administration est l’entité directrice responsable de définir la vision, de planifier la stratégie, d’analyser les résultats, d’établir les politiques et d’explorer les possibilités nouvelles au nom de l’Association. Son objectif est de réaliser la mission de l’Association et son mandat est le suivant :

(1) fixer les buts et les objectifs essentiels à la réalisation de la mission de l’Association;

(2) administrer les affaires de l’Association conformément aux Statuts et Règlements et aux exigences des corps législatifs;

(3) favoriser la croissance, le perfectionnement et la reconnaissance des effectifs de l’Association;

(4) élaborer et mettre en oeuvre des programmes conçus pour mener à bien la mission de l’Association et pour aider les effectifs à accomplir cette mission et les objectifs fixés;

(5) assurer la communication entre tous les niveaux de l’Association;

(6) développer et maintenir les ressources, humaines et financières, nécessaires à l’accomplissement de son mandat;

(7) définir l’identité et assurer la continuité historique de l’Association;

(8) entretenir une base de données informatisées sur les activités et les effectifs de l’Association;

(9) établir et assurer le maintien des normes de l’Association;

(10) entretenir les systèmes et les structures à l’appui de la mission de l’Association; et

(11) étudier et mettre à profit les possibilités offertes de la façon déterminée par le conseil

d’administration.

Section 2 - Membres et officiers

Les membres du Conseil d’administration sont les suivants : le président national Kinsmen, la présidente nationale Kinette, deux directeurs nationaux (un membre Kinsmen et un membre Kinette), les deux présidents nationaux sortants, le vice-président national Kinsmen, la vice-présidente nationale Kinette, deux vice-directeurs nationaux (un membre Kinsmen et un membre Kinette) et un directeur d’association pour chaque district. Les officiers de l’Association sont les membres du Conseil d’administration à l’exception des directeurs d’association ainsi que le directeur général national qui est un officier non votant. Le directeur général est d’office un membre non votant du Conseil d’administration.

Section 3 - Rémunération et indemnisation

(1) Les officiers siègent tous sans rémunération mais ont droit au remboursement d’un montant raisonnable couvrant les dépenses encourues dans l’exercice de leurs fonctions, tel que prévu

annuellement au budget national.

(2) Tous les membres du Conseil d’administration, et les personnes qui agisssent à titre d’agents du Conseil ou des Clubs Kin du Canada, leur succession et biens et tous ceux qui légalement peuvent, à leur mort, leur succéder ou représenter leur succession, sont en tout temps indemnisés et mis à couvert par l'Association, de et contre :

i) tous coûts, charges et dépenses quels qu'ils soient qu’ils subissent ou contractent au cours de ou au sujet de toute action, de tout procès ou de toutes poursuites entamés, engagés ou intentés contre eux, pour ou à l'égard des actions, affaires, choses ou actes faits ou permis par eux, de quelque façon que ce soit, dans ou relativement à l'exercice des fonctions de leurs postes;

ii) tous autres coûts, charges et dépenses qui leur sont attribués ou imputés dans l’exercice légal de leurs fonctions, à l’exception des coûts, charges et dépenses qui leur sont attribués ou imputés et qui ont été occasionnés par une négligence ou un manquement volontaires de leur part.

Section 4 - Titres d’éligibilité

(1) Tous les membres sont des membres actifs ou des membres à vie actifs en règle d’un club pendant toute la durée de leur mandat.

(2) Les officiers ne peuvent occuper de poste officiel au comité exécutif de leur district sauf les officiers qui occupent les postes de gouverneurs sortants.

Section 5 - Élections, nominations et mandats

(1) Les officiers sont élus chaque année au congrès national, à l’exception des présidents nationaux

sortants qui entrent automatiquement en fonctions.

(2) Les directeurs d’association, qui entrent en fonctions immédiatement après le congrès national,

accèdent à ces postes en vertu d’un processus d’élection ou de nomination déterminé par chaque district et mis en oeuvre dans chaque district. Les directeurs d’association occupent leur poste pendant un mandat de deux ans, les districts pairs tenant leurs élections les années paires et les districts impairs tenant leurs

élections les années impaires. Les directeurs d’association ne peuvent occuper de poste officiel avant d’avoir terminé leur mandat au complet.

Section 6 - Réunions

(1) La réunion annuelle de l’Association est tenue au congrès national.

(2) Le Conseil d’administration se réunit aux moments fixés et dans les formes voulues pour assurer la bonne direction des affaires de l’Association mais au moins deux fois l’an, en plus de la réunion générale annuelle.

Section 7 - Comités du Conseil

(1) Le Comité exécutif national

(i) Les officiers de l’Association sont les membres du Comité exécutif national.

(ii) Le Comité a tous les pouvoirs du Conseil d’administration et exerce ces pouvoirs entre les réunions du Conseil d’administration sous réserve de l’approbation et de la ratification du Conseil d’administration à sa prochaine réunion.

(2) Les autres comités

(i) Le Conseil d’administration forme les comité permanents et ad hoc qu’il requiert pour

accomplir le mandat de l’Association. Ces comités peuvent comprendre, sans s’y limiter, les suivants : effectif, perfectionnement personnel et développement du leadership, gestion, liaison Kin-FK, congrès national, urgence en cas de sinistre, chefs de l’effectif des districts.

(ii) Les chefs et les membres des comités sont des membres actifs ou des membres à vie actifs en règle d’un club pendant toute la durée de leur mandat.

Section 8 - Personnel national

(1) Le personnel national, sous la direction du directeur général, met en oeuvre les politiques, les

décisions et les programmes planifiés par le Conseil et adoptés par les effectifs.

(2) Le Conseil d’administration national nomme un directeur général pour remplir les fonctions de directeur en chef du personnel pour assurer l’exploitation efficace de l’Association.

Section 9 - Pouvoirs

Le Conseil d’administration a le pouvoir d’administrer toutes les affaires de l’Association conformément aux dispositions des Statuts nationaux et il peut établir des réglements, des politiques et des procédures pour faciliter l’administration de l’Association.

ARTICLE 2 - FINANCES ET COMPTABILITÉ

Section 1 - Année financière

L'année financière de l'Association commence le premier jour de juillet de chaque année.

Section 2 - Budget et comptabilité

(1) Le Conseil d’administration national soumet annuellement à la réunion annuelle un budget des recettes et des dépenses prévues, y compris des coûts en capital, pour fins d’étude et d’adoption.

(2) On maintient un système comptable efficace et voit à ce que ses livres soient vérifiés par un cabinet d'experts-comptables au moins une fois au cours de l'année financière.

Section 3 - Responsabilité des dettes

L’Association n’assume aucune responsabilité pour les dettes non autorisées par le Conseil d'administration ou son représentant dûment mandaté.

Section 4 - Droits d’adhésion annuels

Chaque club verse à l'Association des droits d’adhésion pour chacun de ses membres actifs tels que déterminés dans le budget adopté au congrès national de l'année financière en cours.

Section 5 - Comptes de l’association

L'Association maintient comptes financiers nécessaires pour assurer la bonne marche des affaires de l'Association.

Section 6 - Fonds de prévoyance

Le Conseil d'administration peut, de temps à autre, mettre de côté, dans un fonds de prévoyance, toute somme qu'il lui semble nécessaire et opportun d’y verser.

Section 7 - Oeuvres nationales de bienfaisance

L’Association peut choisir d’entreprendre des oeuvres nationales de bienfaisance auxquelles les clubs peuvent contribuer volontairement.

Section 8 - Polices d’assurance responsabilité

L’Association souscrit une police d’assurance RC générale et une police d’assurance RC des dirigeants et des administrateurs pour tous les clubs et elle impute aux clubs un coût calculé selon les primes des polices.

ARTICLE 3 - PUBLICATION OFFICIELLE

KIN Mag, la publication officielle de l’Association, existe pour donner une voix aux effectifs, tenir les effectifs au courant des activités et des progrès de l’Association et fournir des occasions de perfectionnement personnel et de développement du leadership.

ARTICLE 4 - DISPONIBILITÉ DES PRODUITS NATIONAUX

L’Association offre aux clubs la possibilité d’obtenir des insignes officiels et autres articles et marchandises semblables portant les marques déposées de l’Association aux fins d’utilisation pour les activités de club, pour la promotion de Kin dans la localité ou pour recueillir des fonds.

ARTICLE 5 - PROGRAMME DES PRIX ET RÉCOMPENSES

L’Association met en oeuvre un programme des Prix et Récompenses pour permettre de reconnaître la contribution et le perfectionnement personnel de ses effectifs.

ARTICLE 6 - CONGRÈS NATIONAL ET RÉUNION GÉNÉRALE ANNUELLE

Un congrès de l’Association (désigné congrès national) et une réunion générale annuelle ont lieu chaque année civile entre les 15 et 31 août. Le but de la réunion générale annuelle est de :

(1) élire les officiers de l’Association;

(2) recevoir et traiter les rapports financiers et les rapports du Conseil d’administration sur les activités de l’année précédente;

(3) adopter les plans d’orientation et de développement futurs; et

(4) adopter les changements aux Statuts et Règlements nationaux.

Le but du congrès national est de :

(1) offrir aux membres des occasions d’éducation et de perfectionnement; et

(2) fêter les réalisations de l’Association au cours de l’année précédente.

ARTICLE 7 - CHARTE, DÉMISSION, RÉVOCATION, RÉINTÉGRATION

(1) Le Conseil d’administration national, ou le comité exécutif exerçant ses pouvoirs entre les réunions du Conseil, est seul habilité à octroyer une charte, à révoquer l’adhésion d’un club, à accepter la démission d’un club ou à réintégrer un tel club. Les détails spécifiques relatifs à la formation d’un club et à

l’obtention d’une charte sont disponibles au siège national.

(2) Un club en règle, tel que décrit dans les exigences minimum d’adhésion, jouit de tous les droits et privilèges inhérents à ce statut en règle et, s’il n’est pas en règle, le redevient une fois que ces exigences sont de nouveau satisfaites.

ARTICLE 8 - PROCÉDURE

En toute matière de procédure non autrement prévue dans les Statuts et Règlements, l'Association suit les règles énoncées dans le Manuel des Politiques et des Procédures ainsi que dans tout autre ouvrage spécifique réalisé par l’Association à cette fin.

PARTIE II - ADMINISTRATION DES CLUBS

Cette Partie II constitue les règlements de chaque club et s’applique à toutes les catégories de clubs de l'Association.

Le nom d'un club est désigné dans sa charte de la façon suivante : le Club Kinsmen de .........., le Club Kinette de .........., le Club Kin de .......... ou le Club Kinsmen & Kinette de ...........

Le but du club est la promotion et l’avancement du but et des objectifs de l’Association (article 2 des Statuts nationaux) et le mandat du club est le suivant :

(1) Tenir des réunions.

(2) Transmettre l’information Kin à ses membres et leur donner une éducation Kin utile.

(3) Promouvoir les idéaux, les buts et la raison d’être Kin auprès de ses membres.

(4) Satisfaire à ses obligations envers la zone, le district et le national et envers toute autre

partie avec qui il traite.

(5) Être en règle quant aux exigences provinciales ou territoriales, selon le cas, relatives aux

documents et à l’enregistrement.

(6) Ne prendre part à aucune activité susceptible de nuire à la réputation de l’Association.

ARTICLE 12 - CLASSES DE MEMBRES

Conditions d'admission : Pour être membre actif d'un club, une personne doit :

(a) avoir 19 ans révolus;

(b) être de caractère intègre et avoir bonne réputation au sein de la communauté;

(c) remplir son emploi, pratiquer sa profession ou résider dans les limites territoriales de son club; et

(d) n’être membre d'aucun autre club de l'Association, conformément aux dispositions des Statuts nationaux.

Section 2 - Membres à vie

(1) Sous réserve des dispositions de la sous-section (2) de la présente section, un club peut élire à la classe de membre à vie du club tout membre ancien ou actuel du club. Pour être admissible, une personne

doit avoir été membre depuis au moins dix ans et avoir servi son club et l'Association d'une façon

exceptionnelle, digne d'un hommage spécial.

(2) Un club peut élire un maximum d’un seul membre à vie au cours d’une même période de deux ans. Dans des circonstances très spéciales, le comité exécutif peut exempter le club de cette restriction. Les renseignements sur ce processus d’exemption sont disponibles au siège national.

(3) La distinction de membre à vie et les privilèges qui en découlent sont entièrement transférables,

reconnus et honorés par tous les clubs de l’Association.

Section 3 - Ce qu’on attend des membres

On s’attend des membres de l’Association à ce qu’ils :

(1) assistent aux réunions selon l’horaire et les modalités fixés et au meilleur de leurs capacités;

(2) participent aux groupes de travail et autres activités du club selon l’horaire et les modalités fixés et au meilleur de leurs capacités;

(3) payent leurs cotisations promptement ou prennent les dispositions pour leur paiement régulier;

(4) ne prennent part à aucune activité susceptible de nuire à la réputation de l’Association

ARTICLE 13 - OFFICIERS DU CLUB

(1) Les officiers du club sont, au minimum: le président, le président sortant, le vice-président et le

secrétaire-trésorier. Les clubs peuvent élire des officiers à d’autres postes qui s’avéreraient nécessaires pour la conduite efficace des affaires du club

Section 2 - Indemnisation

(1) Tous les directeurs et officiers du club et leurs héritiers, exécuteurs et administrateurs, et leur

succession et biens personnels respectivement, sont en tout temps indemnisés et mis à couvert par le club de et contre :

(a) tous coûts, charges et dépenses quels qu'ils soient que les directeurs, directrices et officiers subissent ou contractent au cours de ou au sujet de toute action, de tout procès ou de toutes pour suites entamés, engagés ou intentés contre eux, pour ou à l'égard des actions, affaires, choses ou actes faits ou permis par eux, de quelque façon que ce soit, dans ou relativement à l'exercice des fonctions de leurs postes;

(b) tous autres coûts, charges et dépenses qu'ils pourraient subir ou contracter au cours de, au sujet de ou à l'égard de ces affaires, à l'exception des coûts, charges ou dépenses occasionnés par une négligence ou un manquement volontaires de leur part.

ARTICLE 14 - OBLIGATIONS ENVERS L'ASSOCIATION, LE DISTRICT ET LES AUTRES CLUBS

Section 1 - Obligations

Il incombe à chaque club de remplir intégralement les obligations qui lui sont imposées par les Statuts nationaux, par les Règlements nationaux, par les Politiques et Procédures nationales et par les règlements de district.

Section 2 - Droits et contributions

Le club paye promptement tous les droits nationaux, calculés d’après le nombre de membres actifs inscrits aux registres du siège national au 30 septembre de la même année, ainsi que toute autre contribution et s’acquitte de toute autre obligation envers l’Association. Les droits d’adhésion peuvent être payés en trois versements selon les modalités disponibles au siège national. De plus, le club paye promptement tous les droits et toutes les contributions et s’acquitte de toutes les autres obligations fixées par le district auquel il appartient.

Section 3 - Entreprises de souscription et limites territoriales

(1) Aucun club n'a le droit de vendre, d'offrir en revente ou de diffuser, ou encore de provoquer la vente, l'offre de revente ou la diffusion de quelque billet que ce soit, de loterie ou autre, par l'intermédiaire de billetteries professionnelles ou de toute autre entreprise dont le revenu principal provient d'activités de financement.

(2) Aucun club ne peut mettre sur pied une activité de financement de quelque nature que ce soit en dehors des limites de son propre territoire.

(3) Aucune disposition de la présente sous-section (2) ne peut empêcher un club de mettre sur pied de telles activités dans les limites du terrritoire d'un autre club, s'il a reçu le consentement de ce club par écrit.

Section 4 - Diffusion de circulaires hors des limites territoriales

Aucun club ou membre de ce club ne peut diffuser, sauf dans les limites du district auquel il appartient, une circulaire générale à l'attention de tous les membres ou de tous les clubs de l'Association sans avoir au préalable obtenu le consentement du siège national par écrit.

En cas de poursuite civile ou criminelle contre un club ou l'un de ses membres par suite d'activités menées pour le club ou en son nom, le club doit informer de ces poursuites, par télécopieur, par livraison spéciale ou par courrier électronique, le gouverneur concerné du district auquel il appartient ainsi que le directeur général et doit soumettre un rapport détaillé, par écrit, aussitôt que possible.

Section 6 - Action intentée

Aucun club n'est habilité à entamer, lui-même ou par l'intermédiaire de ses représentants, quelque procès criminel ou civil, auprès de quelque tribunal que ce soit, sans avoir tout d'abord soumis un rapport détaillé, par écrit, de l'action qu'il se propose de poursuivre, au comité exécutif du district auquel il appartient ainsi qu’au Comité exécutif national. Le club doit obtenir par écrit le consentement de ces deux comités avant de procéder.

Section 7 - Détournement

Le secrétaire de club soupçonnant un détournement ou une appropriation illégale des fonds appartenant au club soumet immédiatement un rapport sur toutes les circonstances suspectes, au directeur général et au comité exécutif de district.

Section 8 - Propriété de l’association

Tout le matériel et tous les services fournis par l’Association sont et demeurent la propriété de l’Association. Aucun club ni aucun membre d’un club ne peut utiliser lesdits services et matériel à des fins quelconques autres que les fins stipulées par l’Association sans la permission expresse du siège national. Ces services et ce matériel comprennent toutes les listes de membres ainsi que toutes les listes officielles de clubs y compris le Guide de

ARTICLE 15 - FINANCES

Section 1 - Année financière

L'année financière de chaque club commence le premier jour de juillet de chaque année.

Section 2 - Frais d’administration perçus

Sauf là où les lois fédérales ou provinciales (décrets ou autres) l'interdisent formellement, tout club peut percevoir des frais d'administration sur le bénéfice net réalisé par toutes les recettes de bienfaisance, jusqu’à concurrence de 15 % du bénéfice net. Ces frais d’administration sont versés au fonds général du club et utilisés à la discrétion du club. Les pertes encourues lors des activités de financement sont imputées sur le compte du fonds de bienfaisance (en fiducie) du club.

Section 3 - Fonds d’exploitation et fonds de bienfaisance

Les fonds d’exploitation sont les montants recueillis directement auprès des membres de l'Association sous forme de droits ou de dons, les montants recueillis auprès des membres et de leurs invités au cours des réunions de club et les frais d'administration mentionnés à la section 2 du présent article. Les fonds de bienfaisance sont les montants recueillis de toute autre façon.

Section 4 - Rémunération

Aucun officier ou membre de l'Association ne touche de rémunération de la part du club pour ses services.

Tout club ayant reçu sa charte doit voir à se constituer en corporation conformément aux statuts provinciaux ou territoriaux applicables et uniquement sous le nom désigné dans sa charte. La responsabilité de la constitution en corporation du nouveau club demeure celle du club parrain.

Section 2 - Notification

Dès la constitution du club en corporation, le secrétaire du club en avise le directeur général.

Section 3 - Règlements

Nonobstant sa constitution en corporation, le club doit, en tout temps, se conformer aux Statuts et Règlements nationaux, aux règlements du district auquel il appartient ainsi qu'aux règles internes que le club peut mettre en vigueur de temps à autre.

Section 4 - Conduite

Le club est tenu de se conformer à toutes les ordonnances prescrites par la loi régissant la constitution en corporation afin de demeurer en règle en tant qu'entité incorporée, à condition que, en cas de conflit quelconque entre le décret d'une part et les Statuts nationaux et les Règlements nationaux et de district d'autre part, le secrétaire du club en informe immédiatement le directeur général pour permettre au Conseil d'administration d'apporter la solution qu'il estime appropriée.

Le secrétaire du club informe le directeur général, le gouverneur et le lieutenant-gouverneur de tout manquement pouvant provoquer l'annulation ou la suspension de la constitution du club en corporation.

ARTICLE 17 - EFFECTIF OFFICIEL

L’effectif officiel de chaque club comprend les membres actifs et les membres à vie actifs (conformément à l’article 12) inscrits aux registres du siège national en date du 30 juin précédent (date du recensement).

ARTICLE 18 - RÈGLES INTERNES

Les règles internes d'un club ne peuvent déroger aux Règlements nationaux (en particulier à la présente Partie II), ni aux Statuts nationaux, ni aux règlements du district auquel le club appartient. L’ouvrage-ressource «Guide des meilleures pratiques à l’intention des clubs» fournit des exemples d’excellence en matière de fonctionnement que le club s’efforce d’atteindre.

PARTIE III - RÈGLEMENTS DE DISTRICT

ARTICLE 19 - ADMINISTRATION DES DISTRICTS

Les Clubs Kin du Canada peuvent, de temps à autre, mettre en place des structures de district pour faciliter le travail de l’Association nationale. Le but de tels districts est conforme à l’objet et aux buts de l’Association et au mandat du Conseil d’administration national.

Section 1 - Nom des districts

L'Association compte huit districts désignés respectivement : Districts 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 et 8.

Section 2 - Limites territoriales

Les limites de chaque district sont les suivantes :

LE DISTRICT 1 est formé du territoire comprenant la péninsule du Niagara et la région de la province de l'Ontario située au sud de la baie Georgienne et à l'ouest d'une ligne allant vers le nord à partir de la rive nord du lac Ontario à travers les limites est de la ville d'Oakville, les limites ouest des villes de Georgetown, Mississauga, Brampton, Orangeville et les limites est de la ville de Stayner et, de là, en direction nord-ouest vers les limites est de la ville de Wasaga Beach et de là vers le nord jusqu'à la rive sud de la baie Georgienne et de la baie de Nottawasaga.

LE DISTRICT 2 est formé de la province du Manitoba et de la partie de la province de l'Ontario située à l'ouest du 85e méridien.

LE DISTRICT 3 est formé de la province de la Saskatchewan.

LE DISTRICT 4 est formé de la province de l'Alberta, des Territoires du Nord-Ouest et de la partie de la Colombie-Britannique située à l'est de la ligne de faîte des Rocheuses.

LE DISTRICT 5 est formé de la province de la Colombie-Britannique, à l'exception de la partie située à l'est de la ligne de faîte des Rocheuses, et du Territoire du Yukon.

LE DISTRICT 6 est formé de la province de Québec et de la partie de l'Ontario située à l'est d'une ligne allant de la rive du lac Ontario, passant par les limites est de la ville de Brighton, jusqu'aux limites ouest de la ville de Havelock et, de ce point, tout droit vers les limites est de la ville de Bancroft, passant par les limites est de la ville de MacKay et jusqu'à la frontière Québec-Ontario.

LE DISTRICT 7 est formé des provinces de la Nouvelle-Écosse, du Nouveau-Brunswick, de l'Île-du-Prince- Édouard et de Terre-Neuve, en entier.

LE DISTRICT 8 est formé de la partie de l'Ontario qui n'est pas actuellement comprise dans les limites des Districts 1, 2 et 6.

Section 3 - Zones

Chaque district décide du nombre, des règles administratives et des limites territoriales de toutes les zones comprises à l’intérieur de ses limites territoriales.

Section 4 - Statut

(1) Les districts, les zones, les officiers de ces groupes, les conseils d’administration de district, les comités exécutifs de district et les conseils Kinsmen et Kinettes de district, tels qu’établis et définis dans la présente Partie III des Règlements, sont créés par les Clubs Kin du Canada seulement pour faciliter la gestion administrative interne des membres, des clubs et des services et, à ce titre, n’ont aucun statut légal hors de la structure administrative de l’Association.

(2) Dans leurs rapports avec le public, les officiers de zone et de district, ainsi que les conseils et comités auxquels ils siègent, exercent les fonctions d’agents des Clubs Kin du Canada ou de leur conseil

d’administration ou des deux et, à ce titre, ont une obligation redditionnelle envers eux.

ARTICLE 20 - OFFICIERS DE DISTRICT

Section 1 - Noms

La structure administrative de base de chaque district comprend au moins un gouverneur sortant, un gouverneur et un vice-gouverneur. Chaque district fixe le nombre optimal des membres de son exécutif et de son conseil et de ses représentants, en plus des trois membres de la structure de base.

Section 2 - Titres d’éligibilité

Chaque district décide des titres d’éligibilité de ses officiers en utilisant les règlements nationaux relatifs à

l’adhésion comme critères minimum.

Section 3 - Rémunération

Aucun officier ne reçoit de rémunération pour ses services. Aucun officier n’accepte de l’Association un emploi rémunéré.

ARTICLE 21 - CONSEIL D'ADMINISTRATION DE DISTRICT

Section 1 - Membres

Le conseil d'administration de district est composé d’au moins le nombre minimum des officiers énumérés à la

section 1 de l’article 20.

Section 2 - Pouvoirs

La direction et le contrôle du district, sauf en cas de dispositions contraires des présents règlements, se font à la discrétion du conseil d'administration de district et sont soumis à la direction du Conseil d'administration national.

ARTICLE 22 - CONGRÈS ET CONFÉRENCES

Section 1 - Congrès et conférences

Chaque district organise à chaque année financière un congrès annuel qui a lieu au plus tard le 27 juin de chaque année.

Section 2 - Conférences

Les districts organisent et encouragent la tenue de conférences qui répondent aux besoins de perfectionnement

personnel et de développement du leadership de leurs effectifs.

ARTICLE 23 - FINANCES ET COMPTABILITÉ

L'année financière de chaque district commence le premier jour de juillet de chaque année.

Section 2 - Rapport de vérification

Les états financiers de l'année terminée le 30 juin de chaque année doivent être étudiés et approuvés au plus tard au congrès de district annuel suivant et le Conseil d’administration national doit recevoir une copie de ces états dans les 60 jours suivant leur adoption.

ARTICLE 24 - OBLIGATIONS DES DISTRICTS ENVERS L'ASSOCIATION NATIONALE

Section 1 - Respect des obligations

Le conseil d'administration de district fait tout en son pouvoir pour s'assurer que chaque club de son district remplisse intégralement les obligations qui lui sont imposées par les Statuts nationaux, les Règlements nationaux et les règlements de district. Le conseil d'administration de district rapporte immédiatement au Conseil d’administration national toute infraction constante ou persistante d'un club.

ARTICLE 25 - RÈGLEMENTS DE DISTRICT, RÈGLES INTERNES

Cette partie III fait partie des règlements de chaque district.

Section 2 - Règlements, règles internes et lignes directrices

En plus de la partie III mentionnée à la section 1, un district peut adopter des règlements, des règles internes et des lignes directrices qui sont conformes et non contraires aux Règlements nationaux et aux Statuts nationaux.

L’ouvrage-ressource «Guide des meilleures pratiques à l’intention des districts» fournit des exemples d’excellence en matière de fonctionnement que le district s’efforce d’atteindre. Chaque district fixe les procédures d’amendement, de proposition de changements, d’adoption de changements et de diffusion des règles internes et fait adopter ces procédures au congrès de district.

PARTIE IV - RÈGLES DES CLUBS K-40 ET K-ETTES

On peut créer un club K-40 ou K-ette de la façon décrite à l’article 7 des Statuts nationaux et ce club peut avoir un effectif mixte, si le club parrain donne son autorisation.

Section 2 - Nom

Le club auxiliaire est connu et désigné sour le nom de «Club K-40 de...» ou «Club K-ette de ...»

ARTICLE 27 - OBJET

Le club a pour objet de poursuivre la camaraderie vécue par les membres lorsqu’ils étaient membres d’un autre club de l’Association et d’apporter son aide au club parrain en tant qu’auxiliaire.

ARTICLE 28 - ADHÉSION

Section 1 - Conditions

Tout membre d’un club auxiliaire doit :

(1) être âgé de plus de 40 ans;

(2) être de caractère intègre et avoir bonne réputation au sein de la communauté;

(3) (i) être un membre actif, un ancien membre actif ou un membre à vie d’un club Kinsmen, d’un club Kinette ou d’un club Kin, dont l’adhésion n’a pas pris fin à cause d’une suspension dudit club; ou

(ii) être une personne vivant à titre de conjoint avec un membre actif, avec un membre d’un club auxiliaire ou avec un membre à vie, cette personne pouvant continuer d’être membre, quel que soit le statut de son conjoint au sein de l’Association.

Section 2 - Adhésion, cotisations, devoirs et privilèges

Les cotisations, les devoirs, les privilèges et la cessation d’adhésion sont tels que le club auxiliaire en décide de temps à autre.

ARTICLE 29 - ADMINISTRATION

Section 1 - Direction et réunions

Le club auxiliaire est dirigé par un certain nombre d’officiers, de membres exécutifs et de comités, lesquels tiennent des réunions de la façon dont auront décidé les membres lors d’une réunion générale.

Section 2 - Procédures

Le club auxiliaire peut établir des procédures relativement (sans s’y limiter) aux droits d’adhésion, aux finances, à l’assiduité et à l’organisation du club pour assurer l’efficacité du fonctionnement du club.

ARTICLE 30 - OBLIGATIONS ENVERS LE CLUB PARRAIN, LE DISTRICT ET LE NATIONAL

Section 1 - Obligations envers le club parrain

Le club relève directement du club parrain et est, en tout temps et sous tous aspects, soumis à l’autorité et au contrôle de son club parrain.

Section 2 - Obligations envers le district et le national

(1) Le club auxiliaire doit inclure la Partie IV, soit les règlements des K-40 et des K-ettes, dans ses

règlements de club.

(2) Le club doit fonctionner seulement de la façon décrite dans les Statuts et Règlements nationaux et dans les Politiques et Procédures nationales. L’ouvrage-ressource «Guide des meilleures pratiques à

l’intention des clubs auxiliaires» fournit des exemples d’excellence en matière de fonctionnement que le club auxiliaire s’efforce d’atteindre.

(3) Le club auxiliaire est couvert par la police d’assurance nationale en vertu de son affiliation à son club parrain et doit prendre les mesures et précautions nécessaires lors de toutes ses activités pour ne pas nuire audit club, au district ou à l’Association nationale.

(4) Sur demande, le club auxiliaire doit nommer un membre pour exercer les fonctions et exécuter les tâches, au niveau national ou de district, que le Conseil d’administration national ou le conseil de district peut désigner.

Section 1 - Démantèlement du club parrain

Un club auxiliaire est automatiquement dissous si la charte du club parrain est révoquée ou si le club parrain démissionne de l'Association ou si, pour toute autre raison, est démantelé, puisque le club parrain est la personne morale légale responsable de la protection financière et juridique du club auxiliaire.

Section 2 - Démantèlement volontaire

Un club auxiliaire peut se démanteler volontairement, après avoir notifié cette intention au club parrain.

Section 3 - Démantèlement sur l’ordre du club parrain

Un club parrain doit se démanteler si le club parrain le lui ordonne, puisqu’il n’aura plus droit à la protection financière et juridique d’une personne morale par suite de l’ordre de démantèlement.

Section 4 - Biens et actif du club

Dans le cas du démantèlement du club en vertu des sections 2 et 3, les biens et l'actif du club sont automatiquement transférés au club parrain.

Section 5 - Abandon des droits

Un club auxiliaire qui se démantèle en vertu de la section 1 suit le même processus d’abandon que son club parrain.

COPYRIGHT

REMARQUE : L'Association a été constituée en corporation par une loi spéciale du Parlement, chapitre 64, 14 George VI (sanction royale du 30 juin 1950). Les dispositions de la section 10 de cette loi sont les suivantes : 10, L'Association est titulaire du droit exclusif de posséder et d'utiliser tout emblème, insigne, déclaration, marque ou titre descriptif ou symbolique, adoptés par l'Association pour mener à bien ses objectifs : À condition qu'un énoncé et une description de ces emblème, insigne, déclaration, marque ou titre descriptif ou symbolique soient déposés et approuvés par le Secrétaire d'État ou autre ministre chargé de l'administration de la Loi sur la concurrence déloyale, 1932.

Les noms et les emblèmes que l'Association utilise sont des marques de commerce déposées au bureau des marques de commerce de Consommation et Corporations Canada. Les marques déposées sont les suivantes :

Numéro d’enregistrement Date d’enregistrement

116,408 Judy Kinette 24 décembre 1959

340,423 Emblème Kinsmen 20 mai 1988

340,424 Emblème Kinette 20 mai 1988

340,425 Kinsmen 20 mai 1988*

340,676 Emblème Kinsmen 20 mai 1988*

341,120 Emblème Kinette 3 juin 1988*

343,814 Kinette 12 août 1988*

345,508 Kinsmen 30 septembre 1988

345,509 Kinette 30 septembre 1988

124,460 Kinette 29 novembre 1991

720,883 Raise the Flag 9 juin 1995

(nom et dessin)

* marque de certification

L'emblème et le nom sont de plus inscrits au registre principal du bureau des brevets des États-Unis et portent le numéro d'enregistrement 674,749 reçu le 24 février 1959 sous le numéro de série 37,613 déposé le 23 septembre 1957 et renouvelé subséquemment.

MANUEL DES POLITIQUES ET PROCÉDURES

RÈGLES DE PROCÉDURE

1. But

Le but de la séance d'affaires de toute réunion Kinsmen, Kinette ou Kin est de s'assurer de l'opinion des membres du club sur les questions d'affaires à l'ordre du jour de la réunion. Afin de comprendre le sujet et de pouvoir rendre une décision intelligente, il faut qu'un débat ait lieu. Une certaine forme d'ordre doit exister, il doit y avoir un certain contrôle et des règles de procédure doivent être suivies. Le but de ces règles de procédure est d'épargner du temps, de coordonner la discussion, de fournir aux membres l'occasion de participer à la discussion et de s'assurer de la pertinence des délibérations. Les règles suivantes constituent les règles normalement suivies par les Clubs Kin du Canada/Kinsmen & Kinette Clubs of Canada. Toute question qui n'est pas abordée ici pourra être soumise au Conseil d'administration national par l'intermédiaire du responsable national de la révision des règlements.

2. Titre du président

On doit s'adresser au président de la façon suivante : «Monsieur le président et confrère Kin» ou à la présidente de la façon suivante : «Madame la présidente et consoeur Kin». Afin de simplifier les formalités, les titres des officiers, des dignitaires et des invités sont utilisés seulement la première fois qu'ils demandent la parole et par la suite on s'adresse au président ou à la présidente de la façon mentionnée plus haut.

3. Motions

Un des principes cardinaux de la procédure parlementaire est que sans motion et sans question il ne peut y avoir de débat. L'assemblée doit être saisie d'un sujet bien défini autrement il ne peut y avoir ni question ni débat et aucune des remarques n'est pertinente. Avant qu'une question puisse être débattue lors d'une réunion, elle doit être soumise sous forme de motion, qui est proposée par un membre et appuyée par un autre. (Si possible, elle doit être soumise par écrit par souci d'exactitude.) La motion peut alors faire l'objet d'un débat et peut être acceptée, amendée, retirée ou rejetée. Lorsqu'une motion est adoptée elle devient une résolution.

4. Interventions

(1) Droit de parole.

Tout membre en règle a le droit de parler seulement quand et si le président lui donne la parole et toutes ses remarques doivent s'adresser au président.

(2) Comment obtenir le droit de parole.

Pour obtenir la parole, alors que le président n'a donné la parole à aucune autre personne, tout membre qui désire se faire entendre doit se lever et attendre d'obtenir la parole et ce droit ne peut lui être refusé par la présidence.

(3) Pour ou contre la motion.

Quand l'assemblée est saisie d'une motion et qu'un membre a obtenu le droit de parole, il doit, avant de commencer son intervention, déclarer s'il est en faveur de la motion ou contre.

(4) Restrictions au droit de parole.

Tout membre qui a déjà fait une intervention ne peut, sans la permission expresse du président, celle-ci pouvant lui être accordée ou refusée à sa seule discrétion, parler de nouveau sauf :

(a) avec le consentement du président dans le but d'expliquer son intervention précédente s'il pense avoir été mal compris;

(b) dans le cas où l'auteur de la motion ou le membre qui l'a appuyée est appelé, à la demande expresse du président, à répondre à des questions adressées au président par l'assemblée;

(c) dans le cas de l'auteur d'une motion qui seul peut répondre afin de clore le débat d'une motion formelle après que chacun ait eu l'occasion de se faire entendre, à condition que l'auteur de la motion ait réclamé ce privilège avant d'avoir cédé la parole et à condition également que le président, avant de lui accorder ce privilège, ait ouvert la discussion.

5. Amendements

Des amendements à une motion peuvent être proposés en tout temps au cours de la discussion. Aucun amendement dont le contenu verrait à faire annuler la motion principale ne peut être admis. Tout amendement à une motion doit être pertinent et ne peut l'amender que de l'une des trois façons suivantes :

(1) en retranchant certains mots;

(2) en ajoutant certains mots;

(3) en retranchant certains mots pour les remplacer par d'autres.

6. Nombre d'amendements

De façon à ce que la discussion soit limitée à un temps raisonnable, pas plus de deux amendements ne peuvent être soumis en même temps. Cependant, dès qu'un amendement a été rejeté ou accepté, un autre peut être proposé, à condition toutefois que son objet soit différent de l'objet d'un autre amendement déjà défait.

7. Avis de motion

En certains cas, un avis préalable est exigé par les statuts ou par les règlements dans le cas de certaines motions. Dans ces cas, les membres doivent être prévenus par écrit un certain nombre de jours à l'avance de la présentation des motions. En général, cette règle s'applique dans le cas de décisions importantes, telles que la révision des statuts nationaux ou l'affectation de sommes d'argent importantes à des dépenses précises. Autant que possible, on doit s'assurer que l'avis est rédigé de façon à permettre d'amender la motion lors de la réunion.

8. Retrait d'une motion

Une procédure permet le retrait d'une motion avec le consentement de l'auteur et du membre qui l'a appuyée. Les amendements doivent d'abord être retirés en sens inverse avec le plein consentement des membres qui les ont proposés et des membres qui les ont appuyés. Si l'un d'entre eux refuse son consentement, la motion doit demeurer.

9. Ajourner une motion

Ajourner une motion, ou «la déposer sur la table» est une règle américaine d'usage courant au Canada. Ajourner une motion ne peut être débattu et ne requiert qu'une majorité simple. Si on veut ajourner la motion pour un temps précis, la motion ne peut alors être débattue que sur ce dernier point seulement. Si elle est adoptée, la motion en question revient automatiquement au moment fixé, ou s'il n'y a pas de moment fixé, elle demeure «sur la table» jusqu'au moment où une autre motion (qui ne peut pas être débattue) voulant que «la motion précédente soit maintenant reconsidérée» soit adoptée. Une majorité simple est nécessaire dans ce cas.

10. Questions

Si un membre désire poser une question ou cherche à obtenir une mise au point sur un sujet dont l'assemblée est saisie et qu'il peut le faire sans interrompre un autre intervenant, il doit le préciser, dès qu'il a obtenu le droit de parole et ne peut continuer sans obtenir la permission du président et, dans tous les cas, doit s'adresser au président et ne peut pas discuter des mérites de la question dont l'assemblée est saisie.

11. Interruption des intervenants

Aucun membre ne peut interrompre un autre membre à qui le président a accordé le droit de parole au cours de son intervention, sauf si le président lui donne la parole lors d'un appel au règlement ou sur une question de privilège.

12. Appel au règlement

Si un membre juge qu'un langage inconvenant est utilisé, que des arguments non pertinents sont introduits, ou qu'une règle de procédure a été violée, il peut en appeler au règlement et interrompre celui qui a la parole. La question sur laquelle se base l'appel au règlement doit être énoncée avec précision et concision. Le président rend alors sa décision sans débat, bien qu'il puisse aussi demander des opinions. Le président ne doit pas engager de discussion et doit faire part de son opinion avec autorité. Le membre peut faire appel de cette décision. Dans ce cas, le président rend sa décision sur le point en litige et pose ensuite la question (qui ne peut être débattue) : «La décision de la présidence représente-t-elle la décision de l'assemblée?» Une majorité simple tranche la question. Ce vote ne fait que décider d'un appel au règlement et ne constitue aucunement un vote de confiance pour le président.

13. Question de privilège

Si un membre estime que sa réputation, celle de son club ou de l'Association est en danger, il a le droit de demander une explication sur une question de privilège. La procédure est la même que pour un appel au règlement.

14. Clôture du débat

Dès que le président juge que chacun a raisonnablement eu l'occasion de discuter de la motion et alors que personne n'a la parole, on peut présenter une motion pour mettre la question aux voix. Cette motion ne peut faire l'objet d'un débat ni d'un amendement et si cette motion est adoptée, on passe au vote de la motion principale ou de l'amendement, selon le cas, sans autre amendement ni débat.

15. Mise aux voix des motions et des amendements

(1) On passe au vote des motions et des amendements dans l'ordre inverse de leur présentation :

(a) sur l'amendement à l'amendement ou sur le deuxième amendement;

(b) sur l'amendement;

(c) sur la motion ou sur la motion telle qu'amendée.

(REMARQUE : L'adoption de l'amendement ne signifie pas que la motion est adoptée; la motion telle qu'amendée doit être mise aux voix.)

(2) Lorsqu'un membre s'abstient de voter, cela signifie que ce membre a décidé de ne pas exercer son droit de vote. Cela n'indique ni un oui ni un non à la question, mais simplement aucune voix. Les abstentions ne changent en rien les exigences du quorum énoncées à la section 2 de l'article 12 des Règlements nationaux. Il faut un quorum pour pouvoir étudier une question. Cependant, toutes les questions sont tranchées par une majorité des membres présents qui ont le droit de vote à moins de dispositions contraires des présents règlements.

16. Vote décisif

Généralement, le président ne vote pas, sauf en cas d'égalité. Il explique de façon générale les raisons de son vote; selon l'usage, il vote contre une motion, prenant pour acquis que si la moitié des membres s'opposent à une question, cette dernière ne devrait pas leur être imposée. Quand le vote se fait par scrutin secret et que le président a déjà voté, il n'a pas le droit en cas d'égalité à une seconde voix ou voix prépondérante. La question est alors tranchée par la négative.

17. Motions semblables

Toute motion ou amendement, pareil ou en substance semblable à une motion ou à un amendement précédent qui a déjà fait l'objet d'un vote ne peut être mis aux voix lors de la même réunion ou de toute séance subséquente de la réunion.

Une motion peut être présentée pour reconsidérer le vote sur toute autre motion (excepté une motion pour ajourner ou pour ajourner indéfiniment) qui a été soit adoptée, soit rejetée, pourvu que cette motion se fasse lors de la même réunion au cours de laquelle on a voté sur cette autre motion ou lors de la séance suivante, le cas échéant, de la même réunion. Une majorité simple est requise. Une motion pour reconsidérer ne peut pas faire l'objet d'un amendement mais peut être débattue si la motion dont on veut reconsidérer le vote pouvait elle-même faire l'objet d'un débat. Si la motion pour reconsidérer n'est pas soumise lors de la même réunion et si elle est soumise lors d'une autre réunion au cours de la même année financiêre, une majorité des deux tiers des membres présents est exigée.

19. Exception à la reconsidération

Nonobstant ce qui précède, une motion de reconsidération ou d'annulation ne peut être mise aux voix si la motion dont il s'agit a déjà été mise en vigueur.

20. Ordre du jour

L'ordre du jour est déterminé par le président ou avec son approbation. L'ordre du jour a préférablement été circulé et approuvé comme premier article de la réunion.

21. Procéder à la question suivante à l'ordre du jour

Une motion pour passer de la précédente question à l'ordre du jour à la question suivante à l'ordre du jour ne peut pas faire l'objet d'un débat ou d'un amendement. Si elle est adoptée, la question présente est soumise à l'assemblée après qu'on a disposé de l'ordre du jour et avant l'ajournement final de la réunion.

22. Comité plénier

Une assemblée peut se constituer en comité plénier, au cours duquel les membres présents agissent en tant que comité pour discuter des questions d'affaires. La réunion en tant que telle est alors suspendue pour cette période. Les règles de procédure habituelles ne sont pas rigoureusement appliquées et les motions se limitent alors à celles qui rapportent à la réunion, dès qu'elle reprend, les questions soumises au comité ou celles qui décident de revenir du comité plénier pour poursuivre la réunion.

23. Ajournement

Une motion d'ajournement peut être proposée en tout temps. Elle ne peut faire l'objet d'un débat sauf si elle vise à ajourner l'assemblée à une date autre que la date prévue pour la prochaine réunion. La discussion est alors permise sur ce point seulement. La motion requiert une majorité simple; si elle est adoptée, la réunion se termine; si elle est rejetée, la réunion se poursuit. Le président, à sa discrétion, peut refuser de mettre aux voix une motion d'ajournement de la réunion si, à son avis, la motion est faite dans le but de faire de l'obstruction ou si elle empêche d'achever les travaux prévus avant l'ajournement final de la réunion.

ÉLECTIONS ET CONGRÈS

(l) On élit à chaque congrès national un comité de la présidence nationale et un comité de la

vice-présidence nationale.

(2) Un comité de la présidence nationale comprend, au minimum, un président national Kinsmen, une présidente nationale Kinette et deux directeurs, l’un Kinsmen et l’autre Kinette.

(3) Un comité de la vice-présidence nationale comprend, au minimum, un vice-président national Kinsmen, une vice-présidente nationale Kinette et deux directeurs, l’un Kinsmen et l’autre Kinette.

(4) Les détails spécifiques relatifs à la mise en candidature en bonne et due forme d’un comité de la

présidence nationale et d’un comité de la vice-présidence nationale et aux politiques gouvernant les

campagnes électorales sont disponibles au siège national.

(5) On vote par scrutin secret sauf dans le cas d’une équipe mise en candidature sans opposition.

(6) Une majorité des voix exprimées décide de l’élection du comité de la présidence nationale et du comité de la vice-présidence nationale.

(7) On vote dans l'ordre suivant : pour la présidence nationale en premier lieu, pour la vice-présidence nationale en second lieu.

(8) Le Comité des lettres de créance et des élections dirige le processus électoral, rapporte les résultats du scrutin et le chef du Comité détruit tous les bulletins de vote.

Section 2 - Postes vacants

(1) Si aucune équipe ne présente sa candidature à la présidence nationale au congrès national, le Conseil d'administration nomme un comité pour combler le poste.

(2) Si aucune équipe ne présente sa candidature à la vice-présidence nationale au congrès national, le Conseil d'administration lance une invitation aux effectifs de considérer une nomination au poste. Si aucun candidat ne se présente, le Conseil nomme un comité pour combler le poste.

(3) Dans le cas où un poste à la présidence nationale devient vacant entre deux congrès nationaux, le Conseil d'administration national élit un président national pour remplir cette fonction jusqu'à l'expiration du mandat.

(4) Dans le cas où un poste à la vice-présidence nationale devient vacant entre deux congrès nationaux, le Conseil d'administration national élit un vice-président natonal pour remplir cette fonction jusqu'à

l'expiration du mandat.

(5) Dans le cas où le poste d'un directeur ou de vice-directeur national devient vacant, le Comité exécutif national choisit un candidat pour combler le poste pour la durée du mandat.

(6) Dans le cas où le poste d’un directeur d’association devient vacant entre deux congrès nationaux, il incombe au district concerné de combler le poste jusqu’à la fin du mandat et le Conseil d’administration national ratifie la nomination.

PARTIE II - ÉLECTION DES OFFICIERS DE DISTRICT

(1) L’élection à ces postes a lieu au congrès de district annuel.

(2) Les détails spécifiques relatifs aux processus de mise en candidature en bonne et due forme, aux postes précis à combler en plus des exigences minimum et aux procédures à suivre dans le cas de postes vacants à tout poste autre qu’au gouvernorat sont disponibles au siège national.

Section 2 - Postes vacants

(1) Si aucun membre ne présente sa candidature au poste de gouverneur au congrès de district, ou si le gouvernorat devient vacant au cours du mandat d’un gouverneur, le Comité exécutif national nomme un gouverneur Kinsmen ou une gouverneure Kinette ou les deux possédant les titres d'éligibilité pour occu per ce poste jusqu'à l'expiration du mandat.

PARTIE III - ÉLECTION DES OFFICIERS DE CLUB

Chaque année, les clubs élisent leurs officiers pour l’année Kin suivante avant le 15 mai de chaque année ou avant la date du congrès de district ou de la réunion du conseil de district du printemps de cette même année.

Section 2 - Mise en candidature

Les clubs expliquent dans leurs règles internes la date, l’heure, l’endroit, la procédure et l’ordre auxquels sont soumises leurs élections, lesquels ne contreviennent pas aux exigences nationales et de district.

Section 3 - Mise en candidature

Si un poste d’officier de club devient vacant, pour quelque raison que ce soit, la direction du club peut combler le poste pour la durée du mandat ou jusqu’à la tenue d’une élection spéciale pour combler le poste.

PARTIE IV - DÉROULEMENT DES CONGRÈS

(1) À l'ouverture du congrès national, la présidence annonce les noms des membres des comités suivants : Lettres de créance et Élections, Règles de procédure, Huisserie, et demande au chef de chacun de ces comités de présenter son rapport.

(2) Aucune question n'est traitée en réunion au cours du congrès s'il n'y a pas quorum.

(3) Le quorum consiste des deux tiers des membres délégués accrédités et des membres délégués

indépendants accrédités au congrès.

(4) Toute question mise aux voix lors d'une réunion d’un congrès national ou de district est décidée à mains levées et aucune voix par procuration n'a le droit d'être exprimée à moins qu'un vote secret ne soit demandé, avant le traitement de la question suivante de l'ordre du jour et nonobstant la tenue d'un vote à mains levées :

(a) dans le cas d’un congrès national, par :

(i) un gouverneur Kinsmen ou une gouverneure Kintte de district ou, s’ils sont dans l’impossibilité d’assister au congrès, par le gouverneur Kinsmen désigné ou par la

gouverneure Kinette désignée de ce district;

(ii) cinq lieutenants-gouverneurs ou lieutenantes-gouverneures, quels qu'ils soient; ou

(iii) dix membres délégués accrédités ou membres délégués indépendants accrédités, quels qu'ils soient, auquel cas un vote par suffrages ou un scrutin a lieu, selon le cas.

(b) dans le cas d’un congrès de district, par :

(i) le gouverneur Kinsmen ou la gouverneure Kinette du district;

(ii) au moins deux lieutenants-gouverneurs ou lieutenantes-gouverneures; ou

(iii) au moins dix délégués accrédités ou délégués indépendants accrédités.

(5) Un vote par suffrages signifie un décompte enregistré des voix des membres délégués accrédités et des membres délégués indépendants accrédités, chacun ayant le droit d'exprimer sa voix de même que les voix qui lui ont été cédées par procuration.

(6) Un scrutin signifie un vote secret des membres délégués accrédités et des membres délégués

indépendants accrédités, chacun ayant le droit d'exprimer sa voix de même que les voix qui lui ont été cédées par procuration.

(7) Le vote par suffrages ou le scrutin est mené de la façon dont a décidé le Comité des lettres de créance et des élections.

(8) À moins de dispositions contraires des présents Statuts et Règlements nationaux, toute question soumise à une réunion est décidée par une majorité des voix exprimées.

Section 2 - Vote

(1) La présidence du congrès ne vote que pour départager les voix en cas d'égalité, lorsqu'une question exige une décision négative ou affirmative. Si, en cas d'égalité des voix, la présidence du congrès choisit de ne pas voter, la question est résolue négativement.

(2) La sous-section précédente ne s'applique pas à l'élection des officiers, la présidence pouvant se

prévaloir, en cas d'égalité, d'une seconde voix.

Section 3 - Fonctions des comités des congrès

(1) Le Comité des lettres de créance et des élections doit :

(a) examiner toutes les attestations et toutes les formules de procuration des délégués soumises en vertu des dispositions du présent article et décider qui sont les membres délégués, les

membres délégués accrédités et les membres délégués indépendants accrédités et le nombre de voix que chacun peut exprimer;

(b) assumer la responsabilité générale de tous les scrutins et de tous les suffrages, de la

distribution des bulletins de vote et du décompte des voix exprimées à ces scrutins;

(c) assumer la responsabilité générale de toutes les élections, de la distribution et du

dépouillement du scrutin.

(2) Le Comité des règles de procédure, sous réserve de la présente section 1, de l'article l3 des Statuts nationaux et de l'article 8 des Règlements nationaux, doit préparer et présenter au congrès et faire adopter un ensemble de règles de procédure qui doivent être suivies lors des séances d'affaires du congrès.

(3) Le ou la titulaire du poste de huissier doit prendre toutes les mesures nécessaires pour s'assurer de la présence de tous les délégués accrédités et de tous les délégués indépendants accrédités aux séances d'af faires du congrès et y faire respecter la paix et l'ordre.

(4) Appel des décisions : On peut en appeler de toute décision prise par le Comité des lettres de créance et des élections ou par le Comité des règles de procédure en faisant appel au règlement devant les membres délégués accrédités et les membres délégués indépendants accrédités réunis pour une séance d'affaires du congrès.

PARTIE V - MEMBRES VOTANTS

(1) Nombre de voix déléguées : Chaque club a droit, à chaque congrès national et à chaque congrès de district, d'être représenté par :

(a) deux voix déléguées si le nombre officiel de ses membres est de quatre ou moins;

(b) trois voix déléguées si le nombre officiel de ses membres est de 5 ou plus mais de moins de 10;

(c) quatre voix déléguées si le nombre officiel de ses membres est de 10 ou plus mais de moins de 15;

(d) cinq voix déléguées si le nombre officiel de ses membres est de 15 ou plus mais de moins

de 20;

(e) six voix déléguées si le nombre officiel de ses membres est de 20 ou plus mais de moins

de 29;

(f) sept voix déléguées si le nombre officiel de ses membres est de 29 ou plus mais de moins

de 41;

(g) huit voix déléguées si le nombre officiel de ses membres est de 41 ou plus mais de moins

de 56;

(h) neuf voix déléguées si le nombre officiel de ses membres est de 56 ou plus mais de moins 76;

(i) dix voix déléguées si le nombre officiel de ses membres est de 76 ou plus.

(2) Privilèges des membres délégués :

(a) tout membre délégué, tel que défini à la sous-section (3) de la présente section, a droit à toutes ses voix s'il devient un membre délégué accrédité;

(b) un membre délégué qui n'est pas accrédité est considéré comme s'étant abstenu de son droit de vote, sauf si le membre délégué a cédé sa voix par procuration de la façon décrite à la sous- section (5).

(3) Définition d'un membre délégué : Tout membre est considéré être un délégué :

(a) s'il a été dûment nommé membre délégué de son club lors d'une réunion régulière de son club ou lors d'une réunion de la direction de son club, et;

(b) s’il est un membre actif ou à vie en règle de son club, selon la définition de la partie II des Règlements nationaux.

(4) Définition d'un membre délégué accrédité :

(a) Un membre délégué accrédité auprès d’un congrès est un membre délégué qui a fait son inscription en personne au bureau des lettres de créances du congrès national.

(5) Procuration des voix :

(a) Tout membre délégué peut céder ses voix par procuration à :

(i) un autre membre délégué de son propre club ou de tout club situé dans le district auquel ce membre délégué appartient, ou;

(ii) à un lieutenant-gouverneur ou à une lieutenante-gouverneure, entrant ou sortant, ou;

(iii) à un gouverneur ou à une gouverneure, entrant ou sortant, du district auquel le club de ce membre délégué appartient, ou;

(iv) à tout membre du Comité exécutif national.

(b) Toute personne mentionnée au paragraphe (a) de la présente sous-section 5 est considérée détentrice par procuration des voix d'un membre délégué si on a déposé au Comité national des lettres de créance, avant ou à tout moment durant le congrès, une formule de procuration des délégués dûment signée par le président ou la présidente et le ou la secrétaire du club qui cède par procuration les voix du membre délégué.

Section 2 - Délégués indépendants

(1) Les personnes suivantes sont des membres délégués indépendants à condition d’être des membres

actifs ou à vie d’un club :

(a) Au congrès national : les conseils d’administration entrant et sortant, les anciens présidents nationaux, les gouverneurs Kinsmen et Kinettes entrants et sortants et les lieutenants-gouverneurs Kinsmen et Kinettes sortants des diverses zones des districts de l’Association inscrits et présents au congrès.

(b) À un congrès de district : les officiers du district, chaque ancien président national et

ancienne présidente nationale, chaque ancien gouverneur et chaque ancienne gouverneure de ce district.

(c) À une conférence de zone : le lieutenant-gouverneur ou la lieutenante-gouverneure en

fonction et tout autre officier de zone élu en fonction.

(2) Un membre délégué indépendant a droit à une voix lors du congrès s'il devient un membre délégué indépendant accrédité.

(3) Un membre délégué indépendant accrédité est un membre délégué indépendant qui a fait son

inscription en personne au congrès.

(4) Un membre délégué indépendant n'a pas le droit de céder sa voix par procuration.

Section 3 - Réunions d’automne du leadership séparées

Aux réunions d’automne du leadership séparées tenues dans certains districts, les définitions suivantes servent de procédure de vote pour la réunion et de définition des délégués et délégués indépendants.

(1) Les délégués à une conférence sont les membres des conseils de district respectifs et un membre représentant chaque club (normalement le président ou la présidente), dûment nommé lors d'une réunion de l'exécutif du club.

(2) Tout membre d'un conseil de district ou tout délégué à une conférence d'automne se trouvant dans l'impossibilité d'assister à une réunion quelconque peut céder sa voix par procuration à tout membre actif ou à vie en règle avec son club conformément à l'article 12 des Règlements nationaux en remplissant la formule de procuration suivante : «Je, .........., membre du conseil de district ou membre du district, me trouve dans l'impossibilité d'assister à la réunion de la conférence d'automne du leadership devant être tenue le ....e jour de....... 2..., et, par la présente, cède ma voix par procuration à ..........» et en la faisant parvenir, dûment remplie, au secrétariat du district à tout moment avant ou pendant la conférence.

(3) Les personnes suivantes sont des délégués indépendants à toute conférence d'automne du leadership séparée à condition d'être des membres actifs ou à vie en règle d'un club du district et sous réserve d’être un homme pour les conférences d’automne Kinsmen et d’être une femme pour les conférences d’automne des Kinettes.

(i) les officiers du district;

(ii) chaque ancien président national ou chaque ancienne présidente nationale de ce district;

(iii) chaque ancien gouverneur ou chaque ancienne gouverneure de ce district.

(4) Le président de séance d'une CAL Kinsmen séparée est le gouverneur Kinsmen du district et la

présidente de séance d'une CAL Kinette est la gouverneure Kinette du district.

POLITIQUES NATIONALES DE L’ASSOCIATION

POLITIQUE NATIONALE Nº 1 : Procédure d’appel sur les prix et récompenses

1. Si un membre a déposé une demande de prix individuel, et si cette demande, pour une raison quelconque, a été retournée sans être traitée ou a été rejetée, ce membre peut en appeler auprès du Comité exécutif national.

2. Pour être entendu,

(a) L’appel doit être expédié au directeur général des Clubs Kin du Canada dans les soixante-quinze jours civils de la date de réception de l’avis de rejet par le membre.

(b) Pour les fins des présentes et sauf preuve du contraire, on considère que l’avis de rejet a été reçu par le membre dix jours civils après la date indiquée sur l’avis ou la lettre de rejet.

3. Un seul appel par rejet peut être interjeté et la décision du Comité exécutif national est définitive et irrévocable.

POLITIQUE NATIONALE Nº 2 : Initiatives et Programmes nationaux

Le Conseil d’administration national peut, de temps à autre, recommander aux effectifs de considérer entreprendre des initiatives ou des programmes nationaux qui font avancer les oeuvres de bienfaisance de l’Association à condition que ces initiatives et ces programmes soient conformes à certains critères spécifiques. La description de ces critères est disponible au siège national.

Seuls les annonceurs bénéficiant du «Forfait Or» de KIN Mag ont accès (un accès limité) aux clubs locaux. Les détails relatifs à ces restrictions sont disponibles au siège national.

(a) Toutes les commandes passées par un club ou par un membre individuel doivent être prépayées ou accompagnées d’un numéro de carte de crédit pour fins de paiement dans les trente jours. Les clubs dont les comptes ne sont pas payés intégralement dans les trente jours sont déclarés «non en règle».

(b) Chaque exécutif de district nomme une personne autorisée à passer les commandes pour le district.

(c) La Division des ventes Kin informe par écrit, en juillet, tous les gouverneurs entrants de tout solde impayé par l’exécutif de district précédent.

POLITIQUE NATIONALE Nº 5 : Circulation des procès-verbaux et de la correspondance

(a) Procès-verbaux du Comité exécutif national et du Conseil d’administration national (dans les 30 jours)

aux membres du Conseil d’administration national

aux gouverneurs et vice-gouverneurs de district

(b) Procès-verbaux des comités permanents et des comités spéciaux (dans les 30 jours)

aux membres du Conseil d’administration national

aux membres du comité en question

aux chefs des comités permanents

au directeur général

(c) Procès-verbaux des comités, des vice-comités et des conseils de district (dans les 30 jours)

aux présidents et vice-présidents nationaux

aux membres des vice-comités

au directeur général

au directeur d’association du district en question

Les candidats à la vice-présidence nationale doivent tous se conformer aux lignes directrices établies. On fait parvenir ces lignes directrices à tout candidat intéressé qui en fait la demande et automatiquement à tout candidat déclaré.

POLITIQUE NATIONALE Nº 7 : Spectacles licencieux, danse nue, présentation indécente aux activités Kin

L’Association n’approuve, n’appuye et n’excuse en aucune façon la présentation de spectacle licencieux ou de danse nue (hommes ou femmes) qu’un club ou un membre individuel engage pour une activité sociale ou de souscription. Le Conseil d’administration national assume la responsabilité de dissuader une telle pratique.

POLITIQUE NATIONALE Nº 8 : Publication du matériel bilingue

Toutes les publications sont diffusées par le siège national seulement lorsqu’elles sont disponibles dans les deux langues officielles de l’Association, à l’exception des cas suivants :

(a) Pour répondre dans le cours normal des choses à de la correspondance unilingue d’une personne, d’une partie ou d’un club.

(b) Pour adresser dans le cours normal des choses de la correspondance ou du matériel quelconque à une personne ou à un club.

(c) Pour rédiger le procès-verbal d’une réunion d’un comité permanent ou du Conseil d’administration national (sauf si une personne unilingue francophone siège au Conseil ou au comité permanent national).

(d) Pour rédiger de la correspondance de routine à l’intention des membres du Conseil d’administration et des membres des comités permanents, sauf si une personne unilingue francophone siège au Conseil ou à l’un des comités permanents.

(e) Pour adresser de l’information dans une situation d’urgence (comme une demande du fonds national d’urgence en cas de sinistre), lorsque la rapidité de communication est essentielle.

Toutes les résolutions soumises aux délibérations des congrès de zone, de district et nationaux doivent comprendre un bref énoncé de l’intention placé après le dernier paragraphe «Qu’il soit résolu de plus que».

POLITIQUE NATIONALE Nº 10 : Amendement aux résolutions

Tout changement apporté à une résolution (avant que l’assemblée d’un congrès national n’en soit saisie) adoptée en bonne et due forme aux niveaux des clubs, des zones et des district, ne peut être effectué qu’après avoir obtenu le consentement de l’auteur original.

POLITIQUE Nº 11 : Projet de souscription majeur entrepris par un club.

Pour assurer, dans la mesure du possible, la viabilité et le succès des activités ou des entreprises de souscription majeures et pour limiter les répercussions négatives possibles sur l’Association, ses clubs membres et ses bénéficiaires dans le cas de l’échec d’une telle souscription majeure, l’Association adopte la politique suivante pour servir de guide à tous les clubs membres qui mettent sur pied de tels événements :

1) Le club ne met sur pied aucune entreprise ni aucune activité de souscription majeure à moins de :

a) avoir mené, dans la mesure du possible, une évaluation des besoins ou une étude du marché de la communauté visée pour juger de l’accueil et la faisabilité d’une telle activité;

b) posséder l’expertise nécessaire chez ses membres (ou chez tout groupe participant associé à l’entreprise) pour assurer l’efficacité de la promotion, de la commercialisation et de l’exécution de l’activité prévue ou encore d’avoir retenu les services d’une personne professionnelle pour assurer l’efficacité de la promotion, de la commercialisation et de l’exécution de cette activité;

c) avoir élaboré un plan d’affaires raisonné pour l’activité; ou

d) avoir obtenu les ressources financières nécessaires pour couvrir toutes les dépenses en capital et les dépenses d’exploitation à court terme liées à l’événement; ou

e) avoir organisé, conjointement avec un groupe participant associé éventuel ou par son

intermédiaire, les ressources humaines nécessaires pour combler tous les postes des comités directement intéressés à l’événement et tous les postes bénévoles requis;

f) avoir examiné, soupesé et évalué la responsabilité potentielle échue au club, à ses membres, à ses associés et à ses bénéficiaires et d’avoir conclu, tout bien considéré, que l’activité en question est dans l’intérêt de toutes les parties;

g) avoir établi un plan pour éventualités dans le cas de recettes moindres que prévu, y compris mais sans s’y limiter, l’achat d’une police d’assurance pour garantir le paiement aux créditeurs des prix et autres avantages pouvant être offerts par la souscription;

h) avoir établi un plan pour éventualités pour contrecarrer les effets d’une couverture-média négative potentielle sur l’Association, ses membres, ses associés et ses bénéficiaires;

i) avoir fait aux effectifs du club une présentation complète de tous les aspects de l’activité de souscription proposée, de préférence lors d’une réunion spéciale, et d’avoir obtenu l’approbation d’une majorité sensible desdits effectifs et leur engagement à participer et à organiser une telle activité; et

j) avoir fait toute autre chose nécessaire pour aider à assurer, dans la mesure du possible, le

succès de l’activité.

2) Tout club qui entreprend une activité de souscription majeure doit avoir juste égard aux dispositions des Règlements nationaux en ce qui touche la violation des limites territoriales quant à la publicité et doit assurer que tout autre club pouvant être touché par l’activité soit consulté et consente, au besoin, à la tenue de l’activité prévue.

3) Tout club qui entreprend un activité de souscription majeure devrait, par courtoisie, tenir l’Association et tous les clubs avoisinants au courant des progrès de l’activité. Cela, pour faciliter la communication et permettre à l’Association dans son ensemble de mettre à profit l’effet positif d’une telle activité.

4) En tout temps et en tout ce qui touche l’activité, le nom de l’Association et le nom de Kin en général doivent être représentés d’une façon positive.

FONCTIONS DES OFFICIERS ET DES COMITÉS

Section 1 - Niveau national

Les fonctions spécifiques, les descriptions de postes et les mandats relatifs aux membres du Conseil d’administration national sont décrits dans le Manuel pratique du Conseil national. Les attributions du Conseil d’administration, des comités permanents et du Fonds de dotation Hal Rogers y sont inclus.

Section 2 - Districts

Chaque district s’assure de fournir aux personnes concernées un texte expliquant les fonctions spécifiques, les descriptions de poste et les mandats relatifs aux postes d’officiers de district, lesquels sont de façon générale con

formes aux meilleures pratiques de district décrites dans le Guide à cet effet. La description des attributions et des fonctions des divers comités permanents ou ad hoc est aussi fournie par écrit.

Chaque club s’assure de fournir aux personnes concernées un texte expliquant les fonctions spécifiques, les descriptions de poste et les mandats relatifs aux postes d’officiers de club, lesquels sont de façon générale

conformes aux des meilleures pratiques de club décrites dans le Guide à cet effet. La description des attributions et des fonctions des divers comités permanents ou ad hoc sont aussi fournies par écrit.

ADMINISTRATION DE L’ASSOCIATION

Les détails relatifs au calendrier et à l’organisation des réunions du Conseil d’administration national sont décrits dans le Manuel pratique du Conseil national. Au minimum, le Conseil se réunit deux fois par année au moment et selon les modalités fixés par le Conseil.

Section 2 - Réunions spéciales de l’Association

La présidence nationale, sur demande écrite de trois conseils de district, peut convoquer une réunion spéciale de l’Association. Le Conseil avise par écrit la présidence de chaque club du but et de l’objet de la réunion spéciale dans les trente jours de la réunion et fait parvenir les données générales relatives à l’objet de la réunion.

Les détails relatifs au calendrier et à l’organisation des réunions du Conseil d’administration de district sont décrits dans les règlements de district qui sont en sus des lignes directrices exigées pour fonctionner en tant que membre de la structure des Clubs Kin du Canada. Au minimum, le Conseil se réunit deux fois par année.

Un club énonce, soit dans ses règlements soit dans ses règles internes, toutes les lignes directrices requises pour fonctionner conformément aux exigences de la loi sur les entités constituées en corporation et en tant que membre des Clubs Kin du Canada. Ces lignes directrices peuvent inclure les sujets suivants, sans s’y limiter : la composition du club, les réunions, la bienfaisance, les finances, le recrutement, la démission, la mutation et le départ des membres, les invités, les communications, les prix et récompenses, les congés, la discipline, les exigences sur l’adhésion, les relations publiques, ou tout autre sujet jugé nécessaire au bon fonctionnement du club.

ASSURANCE NATIONALE DE LA RESPONSABILITÉ CIVILE -

L'Association souscrit une assurance de la responsabilité civile - formule générale, qui couvre tous les clubs, y compris leurs associés, au cas où ils seraient jugés responsables d'un sinistre par le public. Cette police n'est pas une assurance contre les accidents corporels pour les Kinsmen et les Kinettes. La garantie de base pour préjudice personnel ou dommages matériels aux biens d'autrui imputables à une activité des Kinsmen ou des Kinettes s'élève à 5 $ millions. Les présidents et présidentes de club reçoivent chacun un livret décrivant la couverture, une formule de rapport d’incident, une formule de demande de règlement des sinistres et une formule standard de renonciation à la responsabilité. Communiquez avec le siège national pour obtenir plus de renseignements.

SOMMAIRE DE L'ASSURANCE DE LA RESPONSABILITÉ

Un club ne doit en aucun cas admettre sa responsabilité. Il faut informer les demandeurs que leur réclamation a été confiée aux assureurs, lesquels communiqueront avec eux en temps et lieu.

Les renseignements suivants visent à donner une description sommaire de la garantie offerte et les demandes soumises sont toutefois interprétées en vertu du texte actuel des modalités et des conditions de la police d’assurance conservée au siège national.

L'assurance de base a pour fonction de protéger les membres individuels et le club en cas de poursuites judiciaires résultant de préjudice personnel ou de dommages matériels aux biens d’autrui. La limite de garantie totale minimum est de 5 000 000 $ et comprend une assurance de la responsabilité civile générale en première ligne de

1 000 000 $ et une assurance de la responsabilité civile complémentaire dite umbrella de 4 000 000 $ pour les activités de club. Plusieurs extensions de garantie sont comprises en plus de la garantie de base. Pour obtenir plus de renseignements sur les garanties offertes, communiquez avec le siège national au 1 800 742-5546 ou avec :

Morris & Mackenzie Inc.

Bureau 2400

3500, boul. de Maisonneuve ouest

Montréal QC H3Z 3C1

Téléphone : (514) 925-3222 ou 1 800 363-0960

Télécopie : (514) 989-9981

Pierre Laurin, ligne directe : (514) 925-3257 ou courriel : plaurin@morrismackenzie.ca

(REMARQUE : Morris & Mackenzie Inc. n’accepte aucune demande de règlement qui n’a pas été préalablement transmise au siège national. Il est donc capital que toutes les circonstances relatives à un sinistre (et toute la documentation pertinente) soient communiquées sans retard au personnel du siège national, lequel contactera Morris & Mackenzie Inc.)

DISPOSITIONS TRANSITIONNELLES

(1) Par suite de l’adoption des présents documents au Congrès national 2000, les districts, les zones et les clubs doivent amender leurs règles internes, politiques, procédures ou règlements respectifs conformément aux dispositions transitionnelles suivantes :

(a) Les clubs et les zones de l’Association ont jusqu’à la clôture de la séance d’affaires de leurs congrès ou conférences de zone du printemps 2001 pour adopter des règles internes, des lignes directrices ou des règlements conformes aux nouvelles dispositions.

(b) Les districts de l’Association ont jusqu’à la clôture de la séance d’affaires de leurs congrès de district du printemps 2001 pour adopter des règles internes, des lignes directrices ou des règlements conformes aux nouvelles dispositions.

(c) La période de transition est définie de la façon suivante :

(i) Pour les clubs et les zones : la période allant de la clôture de la séance d’affaires du Congrès national 2000 jusqu’à la clôture de la séance d’affaires de leurs congrès ou conférences de zone du printemps 2001 respectifs.

(ii) Pour les districts : la période allant de la clôture de la séance d’affaires du Congrès national 2000 jusqu’à la clôture de la séance d’affaires de leurs congrès de district du printemps 2001 respectifs.

(2) Par suite de l’adoption de ces nouvelles dispositions au Congrès national 2000 et pendant la période de transition, les districts, les zones et les clubs sont habilités à prendre et à mettre en vigueur les décisions qui s’avéreront nécessaires pour mettre à exécution ces nouvelles dispositions et qui appuyent les règlements, les lignes directrices et les règles internes de district, de zone ou de club déjà existants qui ne sont pas incompatibles avec les nouvelles dispositions.